從2002年開始接觸KM，可以感覺其立意良好。得確，很多重要的資料、資訊或經驗都被個人所私藏(不論有意或無意)。造成分享與創新的困難。但早期所採用的知識管理系統(KMS)，要求員工明確表達他們對業務的全部所知，彷彿每個人都是天生的作家或老師，像個鈕就會產生出報告的資料庫。讓人們感到張貼知識時的面子壓力，而且也讓員工增加額外整理知識的工作負擔。所以KMS才會窒礙難行。除少數透過獎勵或懲處的大公司外，幾乎都推行失敗，淪為公司公告的發布欄。
但KMS若能換個方式悄悄運作、收集工作流程中隱然產生的知識，如收集資料的過程或文件的往返，那麼勢必可以達到最佳效果。尤其目前進入雲端時代，員工運用的應用系統，不在僅能安裝在個人電腦，而是都在雲端上。如果KMS的處理程式，就像Google Mail、MS Office online、Evernote、Dropbox、Delicious的綜合體；員工直接在上面處理日常工作，並可紀錄所下載、引用或參考的相關資料。再透過Subversion等版本管理來差異性，用Content Management軟體來呈現與管理資料目錄。而其它人可透過標籤或熱門度等來調閱他人產生的工作文件。這樣就能無形中完成知識收集與分享的工作。
至於更重要想被整理的知識，則可利用wiki的模式，由大家來進行共筆；而資料來源也是經由前述的日常資料收集。知識的內容全靠同仁編輯群透過反覆修改同一篇文章，在該篇文章的討論頁上闡述歧異點的對話，漸漸朝向彼此都能接受的內容修正。經由對話能曝露缺點、引入新觀點、促進觀念成形而提昇了專業。
如此一來就可輕易的完成公司內部的知識庫，不論是內隱還是外顯的知識。