書摘：『模式化工作術：用25%的時間完成75%的工作』

作者：信太明 (Shida Akira) 譯者：王蘊潔 出版社：天下文化 出版日期：2011年01月25日

  

如何追求效率的提升？ 就是不斷的將工作模式化！

所謂「模式化工作術」

就是將工作步驟加以分析、整理，

製作成任何人都可以隨時用高效率完成工作的布驟說明、檢查表或工作指南，

藉此提高整體工作成果。

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工作沒有效率!!

有人常常一直加班，但真的都在做有價值的事嗎？

如果認真分析，會發現大部份的時間浪費在重複的瑣事上。如我們常需要發e-mail給客戶，其實很多內容都大同小異且曾經寫過，如果有現成的各式範本，只要填入名稱，這樣省下的時間累積下來也將會很可觀。又我們常會執行一些任務，如要去跟客戶做簡報時，若事前有一張檢查表可核對注意事項，像是詢問有無投影機或參加人員名單等，也都會讓工作進行的更順利。而省下的這些時間，則可用於投注到更重要的事情上。

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模式化工作將可以為你的工作帶來的好處

• 1. 效率性

只要有範本可循，就不必每次都從零開始，也無須一再地重新回想。自然會增進工作效率。

• 2. 生產力

經由節省例行性事務的時間，將重心放在具創造價值的工作上。

• 3. 正確性

一旦模式化，即使忘記也沒有關係，因為記憶已經以模式的方式保存下來，隨時可以再度使用。所以可以毫無遺漏且正確的完成工作。

• 4. 非屬人性

只要為工作訂下一定的作業模式和標準，就可以放心把工作交給別人，不管由誰來執行，都可以達到相似的成果。這樣經驗也可進行傳承，也能讓資深員工投入新的工作。

  

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哪些工作可以模式化

 
試著將非定型的工作找出模式，透過標準化或教育訓練的方式，將工作定型化。並且經由持續的定型化找出優秀的模式，讓屬人的工作變成非屬人，新手也能快速進入狀況。 
 

	定型	非定型
屬人	【專業技術】 這類的工作將會因個人的能力、技能或性格，而對成果有極大的影響 例如：業務推廣、程式開發、軟體測試 方式：可將銷售話術模式化、程式開發framework化等，讓其他人學習與參考優秀的範例與榜樣。進而提高全體績效	【諮詢、顧問、企畫】 通常是高附加價值的工作，乍看下有很多無法標準化的學問 方式：可如左欄，將核心技術模式化。然後進行教育訓練，來升級員工內在技能。像是麥肯錫就將邏輯思考給整理成「金字塔原理」幫助訓練員工
非屬人	【日常事務】 任何人只要按照一定模式，就可達成相同結果 例如：送報、接聽電話 方式：可以製作檢查表或清單，來避免疏失

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模式化工作的步驟

萬事起頭難。先從小的、容易的開始，先建立使用習慣與信心。再循序擴大範圍。

首先，從記錄日常的工作開始 ：

1. 記錄工作的內容，將已使用的資料加以重複利用和定型。
2. 研究工作的步驟加以分析整理，做成標準化的指南和檢查表。
3. 每次工作結束後，針對使用模型進行檢討與改進。不論是成功或是失敗的案例都有參考價值。可以經由這些經驗不斷更新現有模式。
4. 觀摩優秀前輩的行為，與自己的表現進行比較。進而改善自己的的模型。

整理記錄的技巧：

1. 以「5W2H」來釐清資料與工作目的 
2. 將要達成目標的必要工作，按「時間順序」或「大／中／小分類」加以整理 
3. 將分類的項目寫成檢查表或手冊，分別填入有效的方法、注意事項或自己的見解。

產出的模板：

1. 書函格式、企畫書格式、常用專案管理表格 …
2. 清單、檢查表
3. 工作指南與流程

善用工具： 

1. 電郵的草稿與簽名檔：可用來存放常用的信函範本，方便叫出使用。
2. Excel：製作檢核表等的好工具
3. 智慧型手機：隨時隨地紀錄想法
4. 雲端工具：利用Dropbox、Google docs、Evernote 等可方便管理、查詢與使用自訂的Template。

最後，要記住：Template永遠不夠完美故要逐漸進化。而且若能報持開放的心態，和別人分享與討論，更可促進自己的精進。
 

讀後心得

    模式化自己的工作這件事，其實我們都常常在做，不過沒有整體性。像是要寫新的月報表你會拿上個月的來抄，寫新的計畫你會拿舊得來參考。而筆者所身處的軟體產業更是將Modeling和framework等時時掛在嘴上。連寫程式或做規劃都講求要用Design Pattern，或是要用MVC的架構等。而我也深深感受到不會modeling系統的工程師和會善用這些技巧的工程師間的天壤之別。只是我沒想過進一步運用到其他的工作上，應該試著將這些技巧發揮在如專案管理或系統規劃等工作上，相信將會讓我可以更早的回家，去好好運用我下班後的黃金八小時。